Geralmente as dúvidas mais comuns são sobre como fazer para uma gestão financeira tornar-se eficiente e servir de instrumento básico nas tomadas de decisões no dia-a-dia do empresário. Uma ferramenta que facilita esse trabalho é o fluxo de caixa. Trata-se de um controle que auxilia na visualização e compreensão das movimentações financeiras num período preestabelecido.

Sua grande utilidade é permitir a visualização de sobras ou falta de dinheiro antes mesmo que ocorra, possibilitando ao empresário planejar melhor suas ações. Na verdade, toda ação realizada por uma empresa resume-se à entrada ou saída de dinheiro! É nesse jogo de entra-e-sai que o fluxo de caixa mostra sua importância, pois nos ajuda a perceber bem antes quando vai faltar ou sobrar recurso.

Os momentos de escassez de crédito, altas taxas de juros e queda do faturamento, entre outros, exigem do empresário uma gestão financeira cada vez mais eficiente. Sendo assim, torna-se necessário utilizar controles financeiros que permitam conhecer com mais eficiência os recursos de caixa.

Para que serve o relatório de fluxo de caixa?

• Planejar e controlar as entradas e saídas de caixa num período de tempo determinado;

• Auxiliar o empresário a tomar decisões antecipadas sobre a falta ou sobra de dinheiro na empresa;

• Verificar se a empresa está trabalhando com aperto ou folga financeira no período avaliado;

• Verificar se os recursos financeiros são suficientes para tocar o negócio em determinado período ou se há necessidade de obtenção de capital de giro;

• Planejar melhores políticas de prazos de pagamentos e recebimentos;

• Avaliar a capacidade de pagamentos antes de assumir compromissos;

• Avaliar se o recebimento das vendas é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no período considerado;

• Avaliar o melhor momento para efetuar as reposições  de estoque em função dos prazos de pagamento e da  disponibilidade de caixa;

• Avaliar o momento mais favorável para realizar promoções de vendas, visando melhorar o caixa do negócio.

Como começar a montar e gerenciar o relatório de fluxo de caixa?

• Seja sistemático! Crie o hábito de registrar todo e qualquer movimento financeiro ocorrido e a ocorrer em sua empresa;

• Na primeira hora de seu dia de trabalho, verifique, analise e registre saldo em dinheiro no caixa, bem como saldos bancários;

• Muita atenção deve ser dispensada aos saldos bancários, pois é o seu dinheiro administrado por terceiros; além de incidir taxas, tarifas e encargos financeiros. Pode haver algum cheque devolvido que você considerava como dinheiro em conta;

• Todos os valores lançados no fluxo de caixa devem ser realistas. Para isso é necessário manter as entradas e saídas sempre atualizadas;

• Ao lançar saídas, lembre-se que as despesas com energia elétrica, água, esgoto, impostos municipais, estaduais e federais, assim como aluguéis, salários e prestação de serviços por terceiros têm data certa para ser pagas. Caso contrário, haverá incidência de multas e juros de mora. Assim, lance essas despesas como previsões e compare-as com as realizadas na data de ocorrência;

• Analise as disponibilidades de caixa e quais as datas mais oportunas para efetuar retiradas pessoais (pró-labore);

• Caso seu negócio sofra influências de temporadas (alta e baixa sazonalidade), tenha muita atenção com o planejamento de suas despesas a fim de evitar problemas de insuficiência de caixa.

•  Quando o fluxo de caixa se torna negativo por longo período consecutivo, indica que seu capital de giro está comprometido! Neste caso é bom pensar em promover vendas à vista com descontos, dando ênfase aos produtos mais parados em seu estoque;

• A previsão do fluxo de caixa permite saber antecipadamente de quanto recurso financeiro você precisará e se pode ser gerado pelas vendas e recebimentos. Caso não seja suficiente, permitirá que você negocie alternativas de obtenção de financiamentos com mais critério e segurança e maiores chances de negociação de taxas.

Dicas para uma boa gestão financeira

• Organize os totais de contas a pagar e corte gastos que podem ser eliminados;

• Controle seu estoque de materiais, assim você saberá quais produtos são mais e menos vendidos desta forma, você poderá reduzir as mercadorias excedentes;

• Reduza os prazos de recebimentos de vendas, mediante o aumento das vendas à vista e desenvolva ações efetivas de cobrança e melhoria no crediário, para reduzir os valores em atrasos com as vendas a prazo;

• Aumente os prazos para pagamentos aos fornecedores;

• Introduza novos recursos no caixa com a integralização de capital dos sócios e vendas à vista de equipamentos ociosos.

fonte: caderno do empreendedor Sebrae-RJ